Карточка клиента. Часть 1. Создание и настройка клиента

Основная цель CRM - предоставить удобную коммуникацию с клиентом, собрав всю переписку в одном месте - в карточке клиента. Кроме того, здесь собрана вся информация по клиенту: реквизиты, задачи, а также все каналы коммуникации: Telegram, WhatsApp, почта. Так как клиент будет общаться с вами не через CRM, а через мессенджеры или почту, FinKoper автоматически соберет сообщения от клиента в одном окне.

 

Создание и настройка клиента

 

Создавать новых клиентов могут пользователи с правами Администратора.

Нажимаем на иконку "Плюс" в левом верхнем углу экрана -> [Новый клиент].

 

 

Заполняем ИНН компании, чтобы автоматически заполнить поля "Название" и "Представитель клиента", пропущенные поля также заполняем. Добавляем бухгалтеров, которые будут вести клиента.

У клиента может быть несколько представителей, вы можете добавить их нажатием на "плюс" в блоке [Представители клиента]. Обязательно сохраните каждого представителя перед добавлением нового! Кнопка [Сохранить] появляется под полем “Телеграм”.

 

 

Обратите внимание на корректность адреса электронной почты! При подключении почтового ящика система автоматически отсортирует входящие письма в карточку соответствующего клиента.

 

Подключение Telegram

 

Далее, вам будет предложено настроить Телеграм-чат с клиентом. В инструкции по настройке Телеграм мы подробно рассказываем о подключении чат-бота с клиентом. Пропустите этот шаг, если вы общаетесь с клиентом через другие мессенджеры или почту.

 

 

После подключения Телеграм ваши сотрудники смогут переписываться и обмениваться файлами с клиентом в чате карточки клиента (вкладка “Телеграм”).

 

Автоматические задачи

 

Далее выберите из справочников настройки клиента для автоматического создания налогового календаря. Настройку нужно произвести 1 раз и при изменении параметров, влияющих на налоговую отчётность. При заполнении поля [Дата с которой создавать задачи] налоговый календарь будет составлен с указанной даты (возможно как создание с даты ранее внесения клиента в систему, так и позднее). Если дата не будет указана - календарь будет создан с текущей даты.

 

Периодические задачи

 

Для создания автоматических задач по выплате аванса и заработной платы заполните соответствующие поля в разделе “Периодические задачи”. Если нужно, чтобы задачи в календаре показывались не в день выплат, а ранее - заполните поле “Перенос”. Тогда система автоматически будет показывать задачи в календаре на указанное количество рабочих дней ранее заданной даты.

 

Другая информация по клиенту

Вы можете указать в этом поле любую информацию по клиенту, которую хотите сохранить.

После заполнения, нажимаем [Cохранить].

После сохранения карточка клиента появится в списке “Клиенты” в левой панели. Обратите внимание, что клиент появится не у всех сотрудников, а только у тех, кого вы указали ответственными в данном клиенте.

 

 

Доступ ко всем клиентам есть у сотрудников с правами администратора через меню [Настройки]-> [Клиенты].

 

Настройки задач и ролей

 

Бывают ситуации, когда бухгалтеру нужно сдать отчёт по клиенту не 25го числа, а 20го. И нужно, чтобы задачи по этому отчёту всегда отражались в календаре на несколько дней раньше.

Для этого можно настроить автоматический перенос задач. В настройках клиента заходим во вкладку "Настройки задач и ролей" и в графе “Перенос” проставляем количество рабочих дней для каждого отчёта, на которое система будет сдвигать дату отображения налоговых задач в календаре.

 

 

Если какой-то отчёт не нужен (например, клиент сдает какой-то отчёт самостоятельно) - можно отключить создание задач с помощью переключателя “Статус”.

 

Собственные поля

 

Встроенных полей для настройки клиента может быть недостаточно. Например, вы бы дополнительно хотели указывать в каждом клиенте банк, в котором у клиента открыты счета или же знать — есть ли у клиента касса. Теперь вы сами можете создавать нужные вам поля для последующего их заполнения в каждом клиенте. Инструкция по настройке собственных полей в карточке клиента.

 

 

Патенты

 

В разделе "Патенты" можно вести учет патентов клиента и настраивать автоматические задачи по ним. Подробная инструкция по разделу "Патенты"

 

---

 

Функционал карточки клиента в CRM FinKoper позволяет сократить время на поиск информации или сообщений от клиента, автоматизировать процессы и уменьшить вероятность ошибок.