# Инструкции
# Карточка клиента. Часть 1. Создание и настройка клиента
Основная цель CRM - предоставить удобную коммуникацию с клиентом, собрав всю переписку в одном месте - в карточке клиента. Кроме того, здесь собрана вся информация по клиенту: реквизиты, задачи, а также все каналы коммуникации: Telegram, WhatsApp, почта. Так как клиент будет общаться с вами не через CRM, а через мессенджеры или почту, FinKoper автоматически соберет сообщения от клиента в одном окне.
#### Создание и настройка клиента
Создавать новых клиентов могут пользователи с правами Администратора.
**Нажимаем на иконку "Плюс" в левом верхнем углу экрана** **-> \[Новый клиент\].**
Заполняем ИНН компании, чтобы автоматически заполнить поля "Название" и "Представитель клиента", пропущенные поля также заполняем. Добавляем бухгалтеров, которые будут вести клиента.
У клиента может быть несколько представителей, вы можете добавить их нажатием на "плюс" в блоке \[Представители клиента\]. **Обязательно сохраните каждого представителя перед добавлением нового! Кнопка \[Сохранить\] появляется под полем “Телеграм”.**
**Обратите внимание на корректность адреса электронной почты! При подключении почтового ящика система автоматически отсортирует входящие письма в карточку соответствующего клиента**.
#### Подключение Telegram
Далее, вам будет предложено настроить Телеграм-чат с клиентом. В [инструкции по настройке Телеграм](https://finkoper.com/ru/blog/%D0%B0%D0%B2%D1%82%D0%BE%D0%BC%D0%B0%D1%82%D0%B8%D0%B7%D0%B8%D1%80%D1%83%D0%B9%D1%82%D0%B5-%D0%BE%D0%B1%D1%89%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D0%B5-%D1%81-%D0%BA%D0%BB%D0%B8%D0%B5%D0%BD%D1%82%D0%BE%D0%BC-%D1%81/) мы подробно рассказываем о подключении чат-бота с клиентом. Пропустите этот шаг, если вы общаетесь с клиентом через другие мессенджеры или почту.
После подключения Телеграм ваши сотрудники смогут переписываться и обмениваться файлами с клиентом в чате карточки клиента (вкладка “Телеграм”).
#### Автоматические задачи
Далее выберите из справочников настройки клиента для автоматического создания налогового календаря. Настройку нужно произвести 1 раз и при изменении параметров, влияющих на налоговую отчётность. При заполнении поля \[Дата с которой создавать задачи\] налоговый календарь будет составлен с указанной даты (возможно как создание с даты ранее внесения клиента в систему, так и позднее). Если дата не будет указана - календарь будет создан с текущей даты.
#### Периодические задачи
Для создания автоматических задач по выплате аванса и заработной платы заполните соответствующие поля в разделе “Периодические задачи”. Если нужно, чтобы задачи в календаре показывались не в день выплат, а ранее - заполните поле “Перенос”. Тогда система автоматически будет показывать задачи в календаре на указанное количество рабочих дней ранее заданной даты.
#### Другая информация по клиенту
Вы можете указать в этом поле любую информацию по клиенту, которую хотите сохранить.
После заполнения, нажимаем **\[Cохранить\]**.
После сохранения карточка клиента появится в списке “Клиенты” в левой панели. Обратите внимание, что клиент появится не у всех сотрудников, а только у тех, кого вы указали ответственными в данном клиенте.
Доступ ко всем клиентам есть у сотрудников с правами администратора через меню **\[Настройки\]-> \[Клиенты\]**.
#### Настройки задач и ролей
Бывают ситуации, когда бухгалтеру нужно сдать отчёт по клиенту не 25го числа, а 20го. И нужно, чтобы задачи по этому отчёту всегда отражались в календаре на несколько дней раньше.
Для этого можно [настроить автоматический перенос задач](https://finkoper.com/ru/blog/%d0%bf%d0%b5%d1%80%d0%b5%d0%bd%d0%be%d1%81-%d0%b4%d0%b0%d1%82%d1%8b-%d0%b0%d0%b2%d1%82%d0%be%d0%bc%d0%b0%d1%82%d0%b8%d1%87%d0%b5%d1%81%d0%ba%d0%b8%d1%85-%d0%b7%d0%b0%d0%b4%d0%b0%d1%87/). В настройках клиента заходим во вкладку "Настройки задач и ролей" и в графе “Перенос” проставляем количество рабочих дней для каждого отчёта, на которое система будет сдвигать дату отображения налоговых задач в календаре.
Если какой-то отчёт не нужен (например, клиент сдает какой-то отчёт самостоятельно) - можно отключить создание задач с помощью переключателя “Статус”.
#### Собственные поля
Встроенных полей для настройки клиента может быть недостаточно. Например, вы бы дополнительно хотели указывать в каждом клиенте банк, в котором у клиента открыты счета или же знать — есть ли у клиента касса. Теперь вы сами можете создавать нужные вам поля для последующего их заполнения в каждом клиенте. [Инструкция по настройке собственных полей в карточке клиента.](https://finkoper.com/ru/blog/%d1%81%d0%be%d0%b1%d1%81%d1%82%d0%b2%d0%b5%d0%bd%d0%bd%d1%8b%d0%b5-%d0%bf%d0%be%d0%bb%d1%8f-%d0%b2-%d0%ba%d0%b0%d1%80%d1%82%d0%be%d1%87%d0%ba%d0%b5-%d0%ba%d0%bb%d0%b8%d0%b5%d0%bd%d1%82%d0%b0/)
#### Патенты
В разделе "Патенты" можно вести учет патентов клиента и настраивать автоматические задачи по ним. [Подробная инструкция по разделу "Патенты"](https://finkoper.com/ru/blog/patenty/)
---
Функционал карточки клиента в CRM FinKoper позволяет сократить время на поиск информации или сообщений от клиента, автоматизировать процессы и уменьшить вероятность ошибок.
# Карточка клиента. Часть 2
В продолжение к [первой части про карточку клиента](https://finkoper.com/ru/blog/%D0%BA%D0%B0%D1%80%D1%82%D0%BE%D1%87%D0%BA%D0%B0-%D0%BA%D0%BB%D0%B8%D0%B5%D0%BD%D1%82%D0%B0-%D1%87%D0%B0%D1%81%D1%82%D1%8C-1) хотим рассказать про методы коммуникации с клиентом в FinKoper. Вы можете общаться с клиентом разными способами: Telegram, WhatsApp, почта. Сервис соберёт переписку по конкретному мессенджеру в одном месте. Все данные и переписки абсолютно защищены при использовании FinKoper.
#### Подключение Telegram
При первоначальной настройке клиента вам будет предложено настроить Телеграм-чат. Но вы можете сделать это позже в настройках клиента. В [инструкции по настройке Телеграм](https://finkoper.com/ru/blog/%D0%B0%D0%B2%D1%82%D0%BE%D0%BC%D0%B0%D1%82%D0%B8%D0%B7%D0%B8%D1%80%D1%83%D0%B9%D1%82%D0%B5-%D0%BE%D0%B1%D1%89%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D0%B5-%D1%81-%D0%BA%D0%BB%D0%B8%D0%B5%D0%BD%D1%82%D0%BE%D0%BC-%D1%81/) мы подробно рассказываем о подключении чат-бота с клиентом.
После подключения Телеграм ваши сотрудники смогут переписываться и обмениваться файлами с клиентом в чате карточки клиента (вкладка “Телеграм”).
#### Подключение WhatsApp
Интеграция с WhatsApp - очень эффективный канал связи с клиентом, особенно если вся переписка ведётся в рабочем пространстве FinKoper. Подключение не займёт много времени, достаточно ознакомиться с нашей [инструкцией](https://finkoper.com/ru/blog/%d0%ba%d0%b0%d0%ba-%d0%bf%d0%be%d0%b4%d0%ba%d0%bb%d1%8e%d1%87%d0%b8%d1%82%d1%8c-whatsapp/).
#### Интеграция с почтой
Можно подключить почтовый ящик к сервису, тогда вы сможете отправлять письма клиентам не выходя из FinKoper. Оставляем [подробный гайд по подключению здесь](https://finkoper.com/ru/blog/__trashed/).
Достаточно указать конкретный адрес почты в клиенте и все письма почтового ящика будут автоматически фильтроваться по адресу отправителя или получателя в окне клиента.
#### Просмотр задач
Список задач по клиенту можно просмотреть во вкладке “Задачи”.
#### Внутренний чат
Раньше сотрудникам приходилось заводить отдельный чат, чтобы обсуждать те или иные дела по клиенту (обычно, такие чаты называли «Чат по клиенту ИП Смирнов»). Теперь в карточке клиента [Внутренний чат](https://finkoper.com/ru/blog/%d0%b2%d0%bd%d1%83%d1%82%d1%80%d0%b5%d0%bd%d0%bd%d0%b8%d0%b9-%d1%87%d0%b0%d1%82-%d0%b2-%d0%ba%d0%bb%d0%b8%d0%b5%d0%bd%d1%82%d0%b5/) создаётся по умолчанию. Переписываться в этом чате могут только сотрудники, которых вы указали ответственными в карточке настройки клиента. В отличие от переписки в чатах во вкладках “Телеграм”, “WhatsApp” и “Почта”, переписка в этом чате не передается клиенту.
#### Генерация документов
Указав все реквизиты по клиенту, можно с лёгкостью генерировать готовые документы по вашим шаблонам. В [инструкции по генерации документов](https://finkoper.com/ru/blog/%d0%b3%d0%b5%d0%bd%d0%b5%d1%80%d0%b0%d1%86%d0%b8%d1%8f-%d0%b4%d0%be%d0%ba%d1%83%d0%bc%d0%b5%d0%bd%d1%82%d0%be%d0%b2-%d0%b2-finkoper/) подробно рассказываем, как оптимизировать работу с "бумагами".
#### Проверка статистической отчётности
По каждому клиенту можно проверить [стат.отчётность](https://finkoper.com/ru/blog/%d1%81%d1%82%d0%b0%d1%82%d0%b8%d1%81%d1%82%d0%b8%d1%87%d0%b5%d1%81%d0%ba%d0%b0%d1%8f-%d0%be%d1%82%d1%87%d1%91%d1%82%d0%bd%d0%be%d1%81%d1%82%d1%8c/).
#### Быстрый доступ
Кнопки быстрого доступа позволяют добавить ссылки на контакты клиента. Таким образом, вы можете добавить ссылку на облачную базу 1С или какие-либо важные документы по конкретному клиенту для более быстрого перехода.
Для каждой кнопки можно выбрать иконку.
#### Архивирование/удаление клиента
Удалять и архивировать клиентов могут пользователи с правами Администратора. Переходим в **\[Настройки\] -> \[Клиенты\] -> Иконка с "корзиной" -> Выбираем "Перенести в архив" или "Удалить навсегда".** Клиентов, перенесенных в архив, позднее можно восстановить. Удалённые клиенты удаляются из системы полностью.
---
Эффективная коммуникация с клиентами в FinKoper улучшит процессы ведения учёта, а также оптимизирует сбор и обработку важной информации от клиентов.
# Новые кнопки в карточке клиента
В карточке клиента доступны новые функциональные кнопки, которые расположены в правой части окна клиента.
Теперь из карточки вы можете быстро просмотреть:
👉 Выписку
👉 Финансы
👉 Связи
👉 [Статистическую отчетность](https://finkoper.com/ru/blog/%d1%81%d1%82%d0%b0%d1%82%d0%b8%d1%81%d1%82%d0%b8%d1%87%d0%b5%d1%81%d0%ba%d0%b0%d1%8f-%d0%be%d1%82%d1%87%d1%91%d1%82%d0%bd%d0%be%d1%81%d1%82%d1%8c/)
По кнопкам "Выписка", "Финансы", и "Связи" доступна вся информация по ИНН компании из сервиса Data Newton. Факты о хозяйственной жизни компании: госконтракты, арбитражи, интеллектуальная собственность, меры господдержки. Также можно просмотреть финансовое состояние компании на графике и в табличном виде.
В открывшемся окне вы можете перейти в раздел **Долги / Суды / Интеллектуальная собственность** и другие данные по клиенту из одного окна.
# Теги клиентов
Теперь есть возможность помечать клиента одним и более тегами, чтобы видеть статус клиента визуально (например, СТОП по клиенту) или направление деятельности клиента (например, СТРОИТЕЛЬСТВО или РЕСТОРАТОРЫ).
#### Настройка тегов
Создание тегов доступно при редактировании клиента.
Также теги можно настраивать в разделе **Настройки-> Настройки компании -> Теги клиентов.**
По тегам можно фильтровать клиентов в разделе Аналитика, в календаре задач и отчётах, а также массово ставить задачи и создавать рассылки.
# Искусственный интеллект в коммуникации с клиентами
В **FinKoper** появилась интеграция с **искусственным интеллектом** GigaChat от компании ПАО "Сбербанк". На текущий момент доступ предоставлен бесплатно в рамках тестового периода.
##### **Преимущества функции:**
1. Автоматизация рутинных задач.
2. Экономия времени на создание и обработку текстов.
3. Увеличение креативности в рабочем процессе.
##### **Для чего использовать:**
1. ***Письма клиентам***
Пример 1: Напиши деловое письмо для рассылки клиентам о повышении стоимости обслуживания. Напиши, что они нам все очень дороги, но это необходимо.
Пример 2: Клиент не платит 2 месяца, напиши очень жесткое письмо о том, что нужно срочно заплатить.
2. ***Сообщения клиентам***
Пример: Клиенты постоянно задерживают первичные документы или вообще забывают их прислать. Напиши текст как нам важно получать документы вовремя.
3. ***Переформулирование***
Пример: Переформулируй письмо и исправь ошибки и напиши красивее: “ВАШ ТЕКСТ”.
4. ***Налоговые вопросы***
Пример: Объясни, в каких случаях ИП должен использовать ЕГАИС Лес?
5. ***Идеи***
Пример: Напиши 10 вариантов как провести корпоратив и распиши плюсы и минусы.
6. ***Планы***
Пример: Хотим зарабатывать больше, напиши план действий из 10 пунктов как увеличить оборот в 2 раза в 2025 году. Напиши детальный план.
7. ***Придумать слоган***
Пример: Придумай 20 слоганов для бухкомпании. Должны быть короткие, запоминающиеся тексты.
8. ***Просто и своими словами!***
Можно спрашивать о чем угодно, если не получаете нужного ответа - напишите вопрос другими словами, уточняйте количество слов, тональность. Если важно на чем-то делать упор - обязательно напишите об этом в запросе.
Если полученный текст вас устраивает - нажмите кнопку "Вставить в сообщение", затем вы сможете отправить сообщение.
##### **Как пользоваться:**
1. В поле для сообщений во всех чатах (Telegram, WhatsApp, Мах, в чатах задач или в чатах с сотрудниками) появилась новая **иконка ИИ**. Нажмите на нее.
2. Откроется окно с полем ввода.
3. Ознакомьтесь с примерами использования, расположенными справа. Это лишь небольшая часть возможностей функции. Вы можете использовать ИИ-помощника FinKoper и для генерации текстов на другие темы.
4. В поле **"Что нужно придумать?"** введите ваш запрос.
5. Нажмите кнопку **"Придумать"**.
6. Полученный текст можно сразу вставить в сообщение или сначала отредактировать.
##### **Видеоинструкция:**
Для более наглядного ознакомления с функцией посмотрите видео с основными шагами и примерами использования.
Приятной работы!
# Шифрование собственных полей в карточке клиента
Если вы хотите защитить или ограничить доступ к информации, которая хранится в разделе Собственные поля, то можете использовать шифрование. Вы можете выбрать поля, которые должны быть защищены ПИН-кодом.
Как начать работу:
1️⃣ Перейдите в раздел Настройки - Сотрудники. У каждого сотрудника есть иконка PIN, нажмите по ней и создайте ПИН-код из 4 цифр
2️⃣Перейдите в раздел Настройки - Настройки компании - Собственные поля.
2.1. Откройте на редактирование группу полей, появится возможность зашифровать целую группу полей
2.2. Можно открыть на редактирование только конкретное поле и зашифровать только его.
3️⃣ После указания, что поле или группа зашифрованы - группа или поле будут помечены зеленой иконкой замочка (серая - не зашифровано, зеленая - зашифровано).
4️⃣ Если вы все сделали верно, то при открытии в карточке клиента Собственных полей на указанной группе или поле будет запрос ПИН-кода.
5️⃣ После ввода правильного ПИН-кода данные расшифруются и покажутся на экране.
> При экспорте собственных полей зашифрованные данные не выгружаются В случае, если нужно поменять ПИН-код сотруднику - ему придет письмо на электронную почту, с которой он зарегистрирован в Finkoper.
Подробнее на видео:
# Учет патентов
В разделе «Патенты» [в карточке настройки клиента](https://finkoper.com/ru/blog/%D0%BA%D0%B0%D1%80%D1%82%D0%BE%D1%87%D0%BA%D0%B0-%D0%BA%D0%BB%D0%B8%D0%B5%D0%BD%D1%82%D0%B0-%D1%87%D0%B0%D1%81%D1%82%D1%8C-1/) можно:
- Вести учет выданных клиенту патентов;
- Хранить подробную информацию по патенту;
#### Действия с патентами
Для просмотра патента нажмите на строку с названием патента.
По окончании срока патента можно удалить его или перенести в архив.
В случае удаления патента будут также удалены все связанные с ним незавершенные задачи. Для удаления патента нажмите на иконку \[Корзина\] в строке с названием патента и на запрос системы выберите вариант \[Удалить навсегда\].
В случае переноса патента в архив связанные с ним завершенные задачи сохранятся, и патент в случае необходимости можно восстановить. Для переноса патента в архив нажмите на иконку \[Корзина\] в строке с названием патента и на запрос системы выберите вариант \[Архивировать\].
Чтобы посмотреть и/или восстановить патент из архива, включите переключатель \[Архивные\] в верхней части страницы с патентами.
Для восстановления патента из архива нажмите на иконку с круглой стрелочкой. Затем отключите переключатель \[Архивные\], чтобы перейти в список активных патентов.
#### Видеоинструкция
Посмотрите пример настройки и использования функции в видеоролике
# Хранение файлов клиентов
Теперь работа с документами станет проще и удобнее. Используйте новый раздел “Файлы” для эффективного хранения и управления документами клиентов и оптимизации рабочих процессов.
Теперь все документы по каждому клиенту находятся в одном месте. Разберем функционал детальнее.
#### **Доступ к разделу “Файлы”**
1\. **Для Администраторов**:
В верхнем левом углу интерфейса появилась иконка “Папка”. Нажмите на нее для доступа ко всем папкам и файлам клиентов.
2\. **Для Сотрудников**:
В карточке каждого клиента есть вкладка “Файлы”. Сотрудники, ведущие данного клиента автоматически получают доступ ко всем файлам этого клиента.
#### **Создание папок и загрузка файлов**
1\. **Создание папок**:
• Перейдите во вкладку “Файлы” клиента.
• Нажмите кнопку “Создать папку”.
• Введите название папки и сохраните.
2\. **Загрузка файлов**:
• Откройте нужную папку.
• Нажмите кнопку “Загрузить файл”.
• Выберите файл на своем устройстве и загрузите его.
#### **Организация и управление файлами**
1\. **Сортировка файлов**:
• Все файлы можно фильтровать по источнику их получения (WhatsApp, Telegram, Рассылки, Файлы, Почта, Задачи, База Знаний).
• Сортировать по имени и по размеру.
2\. **Поиск файлов**:
• Используйте строку поиска для быстрого нахождения нужных файлов по их названию.
3\. **Переименование, загрузка, удаление файлов или папок:**
• Рядом с каждым файлом находятся иконки для загрузки, переименования и удаления файла.
• Рядом с каждой папкой также находятся иконки для переименования и удаления папки.
3\. **Навигация по папкам**:
3\. **Перемещение файлов**:
#### Преимущества раздела "Файлы"
• **Упрощение документооборота**: Все файлы по клиенту в одном месте.
• **Повышение эффективности работы**: Доступ только к необходимым файлам для каждого сотрудника.
• **Гибкость настройки**: Возможность создания и организации папок по потребностям компании.
# Внутренний чат в клиенте
Раньше бухгалтерам приходилось заводить отдельный чат, чтобы обсуждать те или иные дела по клиенту (обычно, такие чаты называли "Чат по клиенту ИП Смирнов").
Теперь же в каждом клиенте есть **Внутренний чат**, в котором сотрудники могут общаться по делам клиента. Также в чате можно хранить любую информацию по клиенту и оставлять заметки.
Внутренний чат расположен в карточке клиента.
Все сотрудники, которые закреплены за клиентом автоматически получают доступ к данном чату.
В будущем в данный чат будет сохраняться информация о выполненных/ поставленных задачах и другая информация, которая относится к данному клиенту.
# Собственные поля в карточке клиента
Встроенных полей для настройки клиента может быть недостаточно. Например, вы бы дополнительно хотели указывать в каждом клиенте банк, в котором у клиента открыты счета или же знать - есть ли у клиента касса. Теперь вы сами можете создавать нужные вам поля, а затем заполнять их в каждом клиенте.
#### Видео-инструкция
#### Как настроить
Перейдём в **\[Настройки\] -> \[Настройки компании\] -> \[Собственные поля в карточке клиента\].**
В этом разделе можем добавить, отредактировать или удалить поле или группу полей.
Можно создавать либо группу полей, либо поле.
Чтобы создать группу, необходимо нажать на кнопку **\[Добавить группу полей**\]. Кроме названия группы также можно выбрать цвет группы, которым будет отмечаться её ярлык. Нажимаем на **\[Добавить поле\]**, в открывшемся окне пишем название поля и выбираем тип введённого значения (зависит от того, что вы собираетесь вводить в это поле).
При создании поля есть несколько параметров: "Обязательное", "Множественное", "Скрыть в карточке клиента".
Обязательное означает, что при настройке клиента это поле обязательно для заполнения. Множественное поле означает, что при заполнении вы можете выбрать несколько значений. "Скрыть в карточке клиента" - не будет показываться при просмотре собственных полей в карточке клиента.
Поля бывают разных типов:
##### **Поле "ДА/НЕТ"**
При заполнении поля можно выбрать два значения: да или нет.
Так поле будет выглядеть в карточке клиента.
##### Поле "Дата"
Этот тип применяется, когда нужно указать какую-то дату - например, дату окончания доверенности.
Так поле будет выглядеть в карточке клиента. При заполнении нужно выбрать дату в календаре, либо же внести дату вручную.
##### Поле "Дата и время"
Поле используется, когда кроме даты нужно указать время. Настройка **"Использовать часовые пояса**" используется, когда часовой пояс клиента отличается от вашего.
Так поле будет выглядеть в карточке клиента. При заполнении нужно выбрать дату и время в календаре, либо же внести вручную.
##### Поле "Число"
**"Количество дробных знаков"** означает то, сколько цифр после запятой вы допускаете. Например, вы хотите указать в этом поле сумму без копеек - нужно указать “0” (ровное число 2065 или 44690 без дробных знаков), если же хотите учитывать копейки - введите “2”.
**"Разрешить отрицательные значения"** значит, что в этом поле число может быть отрицательным.
Так поле будет выглядеть в карточке клиента. При заполнении нужно ввести число.
##### Поле "Список"
Чтобы перечислить все значения списка - их необходимо записать **с новой строки**. На картинке ниже показан пример заполнения поля Список.
Так поле будет выглядеть в карточке клиента. При заполнении нужно выбрать одно значение из выпавшего списка.
##### Поле "Строка"
Этот тип поля используется для указания какого-либо текста.
Так поле будет выглядеть в карточке клиента. При заполнении нужно вписать строку.
##### Поле "Ссылка"
Так поле будет выглядеть в карточке клиента. При заполнении нужно вписать нужную ссылку.
##### Поле "Файл"
После этого, в карточке клиента появится возможность добавлять файлы, в дальнейшем это даст возможность быстрого скачивания файлов.
Так поле будет выглядеть в карточке клиента.
##### Поля и группы полей можно менять местами
#### Заполнение полей в карточке клиента
После настройки собственных полей, эту информацию можно заполнять в карточке настройки клиента. Для этого заходим в карточку клиента и нажимаем на "Карандаш" рядом с именем клиента.
Переходим в раздел **\[Собственные поля\]** и теперь можем заполнять нужные поля для этого клиента. Не забываем нажать **"Сохранить"** перед выходом.
#### Просмотр собственных полей в карточке клиента
После настройки собственных полей доступен полный просмотр всех значений полей по кнопке "Собственные поля".
#### Экспорт в XLSX
При выгрузке XLSX отчёта по всем клиентам - собственные поля также учитываются в таблице. Чтобы сделать выгрузку по всем клиентам, нужно зайти в **\[Настройки\] -> \[Клиенты\] -> \[Экспорт клиентов в XLSX**\].
